16 mars 2020

Förändringar i Företagsbyråns arbetssätt på grund av coronaviruset

Då coronafallen ökar i vårt närområde kommer Företagsbyrån att ändra sitt arbetssätt för att skydda kunders samt personalens hälsa. Vår målsättning är att följa myndigheter och andra instansers rekommendationer gällande coronaviruset. Samtidigt vill vi säkerställa att vi kan fortsätta verksamheten normalt och erbjuda samma nivå av kundtjänst även i dessa förhållanden. 

Leverans av material

Vi rekommenderar att ni överlämnar ert bokförings- och lönematerial elektroniskt eller per post. Om materialet innehåller känsliga uppgifter, kom ihåg att beakta dataskyddet när ni lämnar materialet digitalt. Vi håller dock receptionen vid vårt kontor öppet så det är möjligt att lämna material i pappersformat som vanligt mellan kl.9-16 vardagar. Meddela i receptionen vem som är mottagare av materialet och vilket företag materialet gäller. 

Möten och skolningar

Ni når er egen kundansvarige bäst via e-post eller telefon. Vi kommer att undvika fysiska möten så långt det är möjligt. Möten genomförs enligt de förutsättningar som nu finns och i så fall över telefon eller digitalt. Om ärendet kräver ett personligt möte går även det att ordna, i dessa fall undviker vi handskakningar och beaktar god handhygien. I de fall det krävs fysiska möten håller vi minst en meters avstånd från varandra. Skolningar anordnas digitalt, och eventuella andra kundtillställningar sköts virtuellt. 

Distansarbete

All personal som har möjlighet att arbeta på distans kommer så småningom att göra det. Genom detta skyddar vi även den personal som är på vårt kontor. Personal som arbetar hos våra kunder följer kundens instruktioner men vår rekommendation är att ordna så att distansarbete är möjligt även för dessa, enligt de förutsättningar som finns. Vi har uppgjort en egen datasäkerhetsanvisning för den personal som arbetar hemifrån att följa. 

I enlighet med myndigheternas föreskrifter får inte personal som rest i områden utanför Åland komma till kontoret utan arbetar på distans. I det fall att vår personal har närstående som är satta i karantän kommer även vår personal att arbeta på distans under denna tid. 

Vi följer myndigheternas föreskrifter, och kommer att uppdatera våra rutiner i enlighet med dessa och informera er ifall ändringar från ovanstående sker. 

Vid frågor, kontakta er kundansvarige.